梁丰公司运用软件进行成本管理的成功案例

    同样一个简单的公式：利润=销售收入-成本费用，一千家不同的企业却可以作出一千篇不同的文章。企业要追求多创利的目标，既要增加销售收入，又要千方百计地降低成本，节能降耗。在激烈的市场竞争中，低成本是企业的生存之本，也是参与竞争的最有力武器，还是企业获取利润的重要途径。虽然不同规模，不同行业，不同管理水平的企业，成本管理的内容与要求，控制方法和分析模型均有不同，但是随着现代工业的发展，企业行为已经开始遵循一个标准逻缉，企业要降低成本，提高成本管理的质量和效率。这些在客观上给企业运用成本管理软件更加科学地管理企业成本费用提供了条件。本文以苏州市由一家小型乡镇企业发展起来的上海外贸申港食品厂成功运用用友U8软件实现成本核算和管理为例，分析企业成本管理模式的基本思想，并提出如何将企业成本管理模式与管理软件相结合实现高质高效管理成本的解决方案。

    1、企业管理信息系统概述

    1.1企业概况

    上海外贸申港食品厂（张家港市乳品一厂）（以下简称梁丰），是梁丰食品集团核心企业，拥有1200余名员工和年产万吨乐口福、万吨巧克力、5千吨晶类固体饮料、2千吨糖果的生产规模。梁丰牌系列食品，曾获轻工业部优质产品、国际博览会银奖、国宾礼品等称号。企业获得了全国轻工业出口先进单位、全国执行《食品卫生法》先进企业、全国执行《食品标签通用标准》优秀企业、中国专利江苏百强企业、中国工商银行江苏省分行特级信用企业等光荣称号。其组织结构图如图1所示：

    图1 组织结构图

    梁丰能够从管理软件运用中获取效益的原因之一是企业领导非常重视企业信息化建设，1993年就在财务部门率先采用单机版会计核算软件。随着企业业务的发展和扩大，仅仅实现会计核算电算化已经远远不能满足企业管理的需要。为此，该企业于1999年选择了用友U8管理软件，建立了涵盖采购管理、销售管理、往来款管理、成本管理、工资管理和财务管理一体化的网络财务管理信息系统。其网络拓扑结构如图2所示：

上海外贸申港食品厂网络拓朴图

    由于建立了网络环境下财务和业务一体化管理，实现了数出一门，全厂使用，企业物流、资金流、信息流高度、有效地集成，企业的经营活动和经营管理在网络环境下有条不紊和高效地运行。该系统从1999年9月开始实施，到目前已经顺利运行1年4个月,主要包括总账、工资、固定资产、采购、存货、销售、成本管理、财务分析、决策支持等模块，涉及到采购、销售、仓库、财务等业务部门和企业中高层领导。共有31个站点，分布在全厂供销存所有业务部门及财务部门中。如表1所示：

     企业在建立管理信息系统过程中，成本管理子系统的建立与应用是难中之难——这一点几乎已经成为众多企业的共识。但是，梁丰企业不但建立了成本管理子系统，而且还在提高成本管理的效率和质量上取得了可喜的成绩。因此，本文以成本管理子系统为切入点，从企业成本管理模式与管理软件相结合的视角，分析其实现高质、高效成本管理的内在原因，为同类企业实现成本管理现代化提供支持。

    1、 2梁丰成本核算和管理的一般程序和基本要求

    1、 2、1该企业成本核算的方法和程序

    企业成本核算的方法有多种，如品种法、分批法、分步法以及分类法等，采取哪种成本核算方法取决于企业规模和行业特点以及对成本管理的要求。梁丰公司以花色巧克力和固体饮料为主要产品，产品结构和生产工艺比较简单，生产数量较大，因此采用分批法进行成本核算与管理。

    1.2.2 基本要求

    成本管理的重要性和目的在于及时反映成本、费用计划的实际完成情况。在做到事后核算及时准确之外，还应力求加强事前和事中审核与控制。然而，在手工条件下，信息不能及时传递，更无法实现实时共享，组成产品成本的各项目如：材料费、固定资产折旧费、人工费用等等这些数据都分散在不同职能部门，很难及时准确归集到财务部门供核算成本使用。这样，不但不能保证成本事后核算的及时准确性，更难做到事前和事中控制。因此，建立包括材料、工资、固定资产、总账、成本子系统等在内的信息管理系统，并有效集成，就成为确保如实反映、检验和控制企业成本费用计划实施的工具；同时更是满足企业管理要求、实现企业决策目标的保证。

    2.运用软件实现成本管理的解决方案

    2.1建立企业管理信息系统是企业成本管理的基础

从上图可以看出，成本系统分别与信息系统中的存货、工资、固定资产、总账子系统建立数据关系，共同完成成本基础数据的收集、成本计算和成本数据输出。其中，成本子系统分别从存货核算子系统、工资子系统和固定资产子系统得到材料费、人工费和折旧费数据，从总账系统得到除上面提到数据来源之外的其他成本项目数据，所有这些作为成本管理子系统计算、分配成本的基础；而成本子系统在完成成本核算后，将计算得到的材料成本和费用数据传递给存货核算子系统和总账子系统。

    2．2 固定资产子系统要及时准确地为成本管理提供信息需要做基础工作

    1．设置部门对应的折旧科目，为自动归集固定资产折旧费用提供基础信息

    成本子系统需要按部门或按类别归集折旧费用，并将费用分配到固定的成本费用科目上。因此，在固定资产子系统中，需要按部门设置对应的成本费用科目，为自动归集固定资产折旧费用提供基础信息。如图4所示：

     2．固定资产子系统根据基础设置自动为成本子系统提供信息

    固定资产子系统根据基础设置自动为成本子系统生成信息，成本子系统及时接受信息如图5所示。

    2．3．存货核算子系统要及时准确地为成本管理提供信息需要做基础工作

    1． 设置产品结构、存货分类、存货档案等信息为自动归集材料成本提供基础信息

    根据产品结构设置，梁丰的半成品入库数量由生产统计部门用约当产量计算出；半成品入库工作由财务部门月终完成。

    半成品出库根据生产部门全月生产统计报表中的每种半成品利用率，结合每种产品产量及单位产成品耗用半成品量，折算出每种产品耗用的半成品量。依据每种产品成本对象和实际耗用量填制半成品出库单。半成品出库同样由财务部门月终完成。

    2．存货核算子系统根据基础设置自动为成本子系统提供材料出库成本等基础信息。

     2．4 工资子系统要及时准确地为成本管理提供信息需要做基础工作


    1．初始设置工资类别、部门、人员档案等基础信息，为成本管理子系统提供工资、费用等基础数据。

     2．工资子系统根据基础设置自动为成本子系统提供人工费用表等信息

    2．5 成本核算和管理的基本方法

    2．5．1成本系统的初始设置

    1．明确成本核算方法与适用行业

    因产品生产类型的不同特点和企业不同的管理要求，存在着三种不同的成本计算对象，即产品的品种、批别、生产步骤。而成本对象的不同，形成了品种法、分批法、分步法三种不同的成本计算方法。此外，如果产品的品种规格繁多，为了简化产品成本核算工作，可将产品的品种规格归并分类，按类别开设成本计算单归集费用，然后再按品种规格或生产批别、生产步骤分配费用、计算成本。这种用来简化成本计算工作的方法，成为分类法。分类法不是单独应用的成本计算方法，需与某一种或某两种基本方法结合应用，以便简化基本方法的核算工作，所以属于成本计算的辅助方法。以下面表格简单列示不同成本核算方法使用的生产组织形式、生产工艺过程和管理的要求及使用的类型。

     2．5 成本核算和管理的基本方法

    2．5．1成本系统的初始设置

    1．明确成本核算方法与适用行业

    因产品生产类型的不同特点和企业不同的管理要求，存在着三种不同的成本计算对象，即产品的品种、批别、生产步骤。而成本对象的不同，形成了品种法、分批法、分步法三种不同的成本计算方法。此外，如果产品的品种规格繁多，为了简化产品成本核算工作，可将产品的品种规格归并分类，按类别开设成本计算单归集费用，然后再按品种规格或生产批别、生产步骤分配费用、计算成本。这种用来简化成本计算工作的方法，成为分类法。分类法不是单独应用的成本计算方法，需与某一种或某两种基本方法结合应用，以便简化基本方法的核算工作，所以属于成本计算的辅助方法。以下面表格简单列示不同成本核算方法使用的生产组织形式、生产工艺过程和管理的要求及使用的类型。

    １） 成本子系统的初始设置（定义工序、产品属性、定额管理）：

    ２） 定义分配率：

    分配率包括：共用材料费用、直接人工费用、制造费用、在产品成本、辅助费用、辅助部门内部分配率。

    ３） 共用材料：是指由部门领用的材料，即在存货系统填制的领料单上的“成本对象“为空。

    ４） 直接人工费用：由于直接人工费用是按照部门输入的，所以要分配到产品中去。

    ５）制造费用：由于制造费用是按照部门输入的，所以要分配到产品中去。

    ６）在产品成本：由于在产品与完工产品所占的成本不同，在计算出某产品的总费用后，还要在完工产品与在产品之间分配。

    ７）辅助费用：计算出服务的总费用之后，要根据部门的耗用量分配到部门，然后还要根据辅助费用分配率，计算出各产品应负担的辅助费用。

    ８）辅助部门内部分配率：当一个辅助部门提供两种以上的服务时，需要将部门总费用按一定的比率分配到服务中。

    2．5．2 成本计算过程

    １）成本资料取得：

    ２）自动取得（数据来源于总帐、工资、固定资产、存货系统，直接取数）

    ３）手工录入

    依次将资料录入：如下图所示内容

    2、成本计算

    用户在每个会计期间，从相应子系统获取数据或手工录入成本资料后，就可以执行成本计算；系统会自动根据用户选择和指定的成本计算方法、各费用分配方法，结合本期实际数据自动计算。在计算中系统将自动检查各种计算所需的数据是否完备，如果数据不完备或计算出错，系统将提示不能正确进行计算的原因。

    梁丰的成本计算是分成半成品和产成品两次计算完成的，步骤简介如下：

     1）半成品成本计算

    完成以上工作以后，就可进行成本计算，成本计算过程中可能出现各种提示，根据提示，对相关数据作相应调整。

    成本计算结束后，可利用帐表管理功能，对半成品部门的半成品成本进行查询；产成品成本因暂不包括耗用的半成品，故此时通过成本计算得出的产成品成本数据不正确。

    接下来，回到存货核算系统，进行半成品成本分配：利用查询功能选择相应半成品仓库部门和相应半成品大类后，进行取数，分配成本（即：求出完工产品单位成本填入半成品入库系统）。

    接着对入库的半成品记帐后，对半成品仓库进行期末处理。使半成品出库产生单价。

    2）产成品成本计算：

    以上工作完成后，回到《成本管理系统》进行“资料录入”，对“材料及外购半成品耗用表”对各成品部门重新取数，取数后各相应成品“材料耗用表”中数据已有半成品数据。

    以上工作完成后就可以进行成本计算了。

    成本计算的结果可以到帐表管理中查询。一般来说，只要各费用与总帐接口正确，取数正确，成本计算结果也就正确。

    2．5.3 成本分配

    进入存货核算系统，对入库产成品从成本管理系统取数，分配成本，结转本月费用；通过期末处理确定出库产品价格，确定销售成本。再作其它处理。

    附注：

     1）只要用户录入的成本资料满足成本计算的需要，用户可以随时进行成本计算，但只有成本数据有效时的计算结果可以定义凭证。系统判断数据是否有效的依据是总帐以外的所有提供数据的其他子系统均已完成月末结帐，数据不再发生变更。

    2）以有效数据计算成本后，不再进行本期成本计算；但通过恢复月初状态功能和删除已生成凭证，仍可重新执行成本计算功能。

    2．5．4 凭证处理

    成本系统涉及到的凭证有四种：结转制造费用、结转辅助生产成本、结转盘点损失、结转工序产品耗用；结转完凭证可以在总帐系统直接查询、审核。

     简单讲，企业在信息系统中完成成本的精确核算与管理非常简便，主要经过这样几个步骤的工作，就可以完成在手工条件下需要几天甚至十几天的工作量：

    成本核算顺序：

     1、 成本初始定义

    （1） 明确成本核算方法

    （2） 明确费用来源

     2、 工资分摊、固定资产折旧计提、存货材料库记帐(材料库进行期末处理)

     3、 成本完工产品日报表、工序产品耗用日报表、在产品盘点表

     4、 成本计算

     5、 存货产成品取单价

     6、 产成品期末处理

     7、 其他系统结帐

     8、 成本系统转帐凭证

     9、 成本系统结帐

    10.总帐系统审核凭证、记帐

3.管理效果
    上海外贸申港食品厂运用软件进行成本核算，通过一年的运行，公司领导对成本构成，成本控制程度了如指掌，工人通过对实际消耗和计划指标的比较，在生产过程中也能够自觉地降低消耗，从而使企业获得更多的经济利益。以下为该单位巧克力车间部门一九九九年与二000年万元产值主要材料、能耗及人工耗用对比表：

     全年以2亿元产值计，约可产生80余万元的节约额。

    如果用降成本得来的资金，进行技术改造、奖励工人，调动大家的积极性，就可以为进一步降成本打下基础。

    全集团的利润当中，有5％至1０％是通过在采购环节降低成本实现的，所以搞好物资供应也至关重要。梁丰集团实行以“全控型”为特点的新型采购管理模式，几乎所有物资都由公司实行公开（网上）招标，统一采购，统一管理，然后分类发放，这样一来，既减少了采购环节、又发挥了集团整体作战优势，降低了采购成本。几年来，整个集团的采购成本降低额超过上千万元，有力地支持了集团的低成本运营。

    产品成本、期间费用核算是成本会计的中心内容，是企业成本管理工作的重要组成部分。成本、费用核算正确与否，不仅直接影响到成本、费用的预测、计划、控制、分析、考核等成本会计各环节的工作，而且也直接影响企业财务会计中损益以及应交所得税的计算，同时还将对企业经营决策正确与否产生重大影响。成本、费用核算的过程，既是对生产经营过程中各种耗费的发生进行归类如实反映的过程，也是为满足企业管理要求进行信息反馈的过程，是对企业成本、费用计划的实施进行检验和控制的过程，对企业决策目标的实现起着至关重要的作用。